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PMI在PMBOK中的一个基本假设是,项目处于预测型生命周期,所以范围在开始是定好了的,时间也是定好了的,预算也是定好了的,那么在项目执行的过程中出现变化怎么办呢?唯一的正确方式是提交变更请求,走变更流程。变更请求是什么?变更请求是关于修改任何文件、可交付成果或基准的正式提议。所以在项目中,想要有变化,那么必须提交变更请求。因为项目中的变化千差万别,可能是客户提需求的时候忘记了一个功能,可能是交付了一份图纸,客户发现图纸有错误,也可能是团队成员要休假3天,还可能是中国和美国贸易战了,所以关税增加了。这几种变更的情况都不太一样,那么为了方便管理,需要对他们进行分类。总体上来说,变更请求分为4种类型。
纠正措施。为使项目工作绩效重新与项目管理计划一致,而进行的有目的的活动。比如团队成员突然生病,导致他的工作晚了几天,项目经理和职能经理协商,找一个替代资源来赶工,把进度赶回来。这就是纠正措施。用通俗的话说项目跑偏了,需要采取措施让她回到正轨;就像小时候把家里锅砸了个洞,家长一顿毒打。然后找补锅匠补好。
预防措施。为确保项目工作的未来绩效符合项目管理计划,而进行的有目的的活动。比如项目经理审查风险登记册,发现风险登记册中写着,如果接下来一周有雷雨天气,需要把户外的项目工作转成户内。项目经理看了下天气预报,果然有雷雨,于是,通知相关项目团队成员进行转移,这些工作就属于预防措施。用通俗的话说项目经理担心项目跑偏,提前采取措施防止意外发生;比如我们小时候跟爸妈说想下河游泳,爸妈怕我们真去,一顿毒打。
缺陷补救。为了修正不一致产品或产品组件的有目的的活动。比如说,在产品验收的时候,客户发现我们的产品总是报错,这时候项目经理就需要马上采取措施,让产品不要报错。这个措施就是缺陷补救。缺陷补救跟产品质量相关。而且,我们要重点强调,项目中出现了质量问题,必须进行缺陷补救。永远不要挑战质量,否则项目经理会死的很惨。用通俗的话说产品出质量问题了,补救一下;比如老师跟爸妈说我们考试不及格,爸妈一顿毒打,然后给报了补习班。
更新。对正式受控的项目文件或计划等进行的变更,以反映修改或增加的意见或内容。这里有两种情况,1. 那些法律、政府、工会等我们无法拒绝的组织颁布的新条例。项目如果受到了影响,那么必须对项目管理计划文件进行更新。比如说,中美贸易战,中国把美国进口货物的关税上调了,这时候PM就需要把这个关税提交变更请求,把这个更新到项目的成本中。2. 滚动式规划的内容。项目的规划过程是滚动式规划,是渐进明细的,以前做的粗略的规划,现在可以进行细化了。那么就需要把细化的内容更新的项目计划中。比如说,项目管理计划中,接下来的2周需要做测试工作,那么本周的周会之前,项目经理就需要跟相关的团队成员一起把接下来2周的工作进行细化。谁负责跟实验室沟通谁负责操作测试设备,谁负责写测试报告等到。并且把细化的活动更新到项目管理计划中。
另外补充几个点:
l 纠正和预防措施通常不会影响项目基准,而只影响相对于基准的项目绩效。
l 变更请求可以是直接或间接的,可以由外部或内部提出,可能是自选或法律或合同所强制的。项目的任何干系人都可以提出变更请求,尽管也可以口头提出,但所有变更请求都必须以书面形式记录。
l 变更请求应该由变更控制系统和配置控制系统中规定的过程进行处理。应该评估变更对时间和成本的影响,并向这些过程提供评估结果。
l 变更日志一旦提出,就需要记录在变更日志中,随后,无论批准与否,都要在变更日志中更新。批准的变更请求应通过指导与管理(4.3)过程加以实施,
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