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如何做好项目的沟通管理?

发布日期:2017-03-30 13:57:34 浏览数:

 

 在项目的实际运行中,沟通占用了大量的时间,通常项目经理花在这方面的时间占据全部工作的75%-90%。只有良好的沟通,项目经理才能够获取到足够的信息、第一时间发现项目问题,进而控制好项目的各个方面。据统计,有70%以上的失败项目,不是因为计划不周详,也不是控制不到位,而是因为项目某些资源无法及时、充足利用,这直接与沟通不利有关。

       项目沟通是确保项目团队的相关信息能及时、正确地产生、收集、发布、储存和最终处理好项目信息所需的各个过程。要想提升项目的成功率,管理好项目沟通至关重要。如何做好项目的沟通管理呢?小编认为,可以从以下几个方面入手。

       制定沟通计划。“凡事预则立,不预则废”,与项目启动前要制定项目计划一样,项目沟通管理也需要预先制定沟通计划,明确项目干系人信息交流和沟通的要求,包括与谁沟通、什么时间沟通、沟通内容以及沟通方式等等。

       注重沟通效果的反馈。沟通并不是将信息传递给接收者就大功告成了,若信息接收者未能很好得理解沟通的信息,沟通也是失败的。项目的沟通管理,要能够注重沟通效果的反馈,确保信息接收者完完全全“消化”了信息。

       沟通渠道要多样化。项目运行是非常复杂的一项工程,为确保沟通顺畅,必须能够允许多种不同的沟通渠道,如口头沟通、书面沟通,书面沟通又有规范化的互动,如一些年度报告、绩效考核表等,非规范化的互动,如邮件、微信等等,满足到不同人不同情境下的沟通需求。

       要主动沟通。项目沟通中最避讳的便是被动沟通,作为项目成员,要有沟通的自觉性,主动将工作开展情况向上汇报,而不是等到项目经理询问才汇报。主动沟通,不仅能够建立团队成员积极主动的形象,更重要的是能够尽早发现项目存在的问题,找出解决方案。

       一般的项目管理系统,都对项目的沟通进行全面而深入的管理,上线项目管理系统,可以有效地提高沟通效率,提升项目管理效益。然而,这也仅仅是在沟通信息传递过程中进行管控,若沟通信息在源头上便是不准确的、不实时的,那么信息传递得再好,沟通的最终结果也是徒劳无功。

       如何通过项目管理系统令项目数据得到实时真实反映,从而更好地监督项目过程?Manage PPM 不仅提供自动预警与通知、自动生成与递交每周进度报告、即时聊天功能、研讨论坛、现状调查等智能机制来有效管理项目沟通,难能可贵的是,在项目信息的实时性和准确性上方面,其直通式处理模式通过实时记录及审计跟踪,尽早检查数据输入的错误,并实时地发出预警,最大程度地确保沟通信息在源头上的准确性和实时性,帮助项目减少误解,提高团队合作效率以及项目的成功率。
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