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人工智能将颠覆项目管理决策过程

发布日期:2017-04-24 10:06:02 浏览数:


人工智能可能会帮助项目经理从繁琐的工作中解脱,关注能创造更高价值的工作。问题是,你准备好了吗?
-S.A. Swanson

人工智能迅速发展,将对我们的工作和生活产生巨大影响。未来,这项技术所能产生的影响只会不断加大。Transparency Market Research公司2016年公布的报告显示,截至2024年,对新兴人工智能技术的全球投资将达到3万亿美元。相比之下,2015年为1260亿美元。随着人工智能的崛起,项目管理的决策过程也将发生根本性变革。
在制定预算、预测成本超支和制定进度表方面,人工智能的信息收集能力能够帮助减少人为误差和偏见。例如,AI的分支 – 机器学习,即利用算法预测结果,能够分析以往项目的海量历史数据,确定和评估数千种进度可能性,帮助项目经理选择最佳方案。

Emerging Business Accelerator自动化事业部联席董事MugundSaravanan Mugund表示:

人工智能不会取代项目经理,但一定会成为项目经理工具箱中的一件关键工具,帮助改善交付实践。
*Emerging Business Accelerator自动化事业部隶属于印度高知特集团。高知特总部设在金奈,是印度一家领先的IT服务及外包供应商。
AI辅助技术能够减少项目监控和进度变更所需的时间和资源,让项目经理将主要精力投入到人工智能无法发挥功效的领域,例如员工技能培训和团队建设。澳大利亚墨尔本Argo Computing Services的高级项目经理Boris Petukhov表示,借助于这项技术,项目负责人能够有更多时间和精力来确保项目与相关商业案例和组织目标保持一致。

提升效率的利器
Mugund表示在项目管理方面,人工智能的潜在应用非常广泛。它的数据吸收和分析能力能够最大限度地消除项目规划和决策过程中的人为失误。“借助输入的活动类型、所涉资源、环境、所需技能等细节信息以及以往项目的历史数据,机器学习能够对工作分解结构每个环节的投入和成本进行更准确的评估。”
这种AI应用能够帮助组织从以往的项目数据中吸取经验教训,例如从原始进度表、团队成员、技能组合、职能以及任务复杂性方面。

项目经理无法充分利用历史数据所具有的真正价值,哪怕只是其中的一小部分,但人工智能和机器学习却非常擅长。
举个例子,从软件开发项目的质量数据中,AI工具能够非常准确地估算所需要的测试次数或在之后新版本发布中可能出现的缺陷。
借助定期输入的有关项目实施细节的数据,人工智能技术能够改善风险评估实践。Mugund称:“它们能够帮助项目经理更好地对任务管理进行量化,同时做出正确决定以降低或避免风险。这有助于预测和避免巨大的成本超支。”
例如,人工智能工具能够定期对特定供应商的硬件交付风险进行定量评估。这项技术能够分析供应商过去的交付表现数据以及当前所需细节,例如提前期、交付地点以及硬件的独特性和复杂性。Mugund说:“这能够帮助项目经理了解何时降低风险以及变更到硬件交付B计划。”
前期回报
由于相关技能和资源滞后,人工智能在项目管理上的广泛应用要在两到三年之后才能实现。美国南卡罗莱纳州格林维尔Vincula Group公司总裁、PMP,Lee Stogner表示,将人工智能整合入企业软件的行动已经开始。“对于项目管理来说,人工智能聊天机器人提供了与人员互动和咨询问题的新方式,同时能够给出相关建议,让项目资源的投入有所侧重,帮助完成项目目标。聊天机器人减轻了项目经理的负担,让他们能够为项目实施的关键环节提供更有效的支持。”
Stogner表示项目管理团队可以利用采用自然语言处理软件的云短信平台,减少项目经理提供信息,更新项目进度状态的耗时。他说:“人工智能的应用就是要提高信息收集速度和获取更多细节,以便作出更理想的决策。会有更多虚拟项目经理工具出现,将机器和人类的知识整合进规则和算法。”
德国茨魏布吕肯,凯泽斯劳滕应用科技大学的计算机科学与微系统技术系教授、PMP, Adrian Müller表示人工智能甚至能够消除通讯隔阂,改善信息流。对于大量成员分布在多个时区的项目,人工智能能够分析交流模式,确定哪种方式——例如电子邮件或者在线聊天——能够让团队成员以最快速度获取信息。
Müller称:“在一个规模较大并且人员分散的团队,掌握全球的情况并不现实。”一个高效的人工智能分析算法则能够在一段时间后预测未来趋势。例如,它能发现遭遇特定问题的团队成员的挫折感水平变化,某个项目出现特定问题的频率,或者团队成员讨论特定问题的耗时。“项目经理确定他或她所需要的信息,数据采集算法负责计算各种变量。”
渐成现实
虽然短期内不会出现任何一项足以取代项目经理的人工智能技术,但Stogner认为一些初级项目管理岗位将在未来某一天被人工智能取代。他说:“当前在绝大多数行业,人工智能都在不断发展甚至已开始投入应用。这项技术能够以更快的速度工作,发现更多细节,降低对初级项目管理人员的需求。”
项目管理专业人员和组织需要拥抱人工智能开启的种种可能性,而不是将其视为一种威胁,应该从现在起就做好迎接变革的准备。项目经理要主动学习人工智能相关知识,让自己成为向人工智能过渡过程中不可或缺的环节。首先,他们应了解人工智能如何分析以往数据和预测未来走向,如何超越人类以及在哪些方面仍不及人类。Petukhov表示他们可以参加与数据分析、预测分析和机器学习有关的人工智能基础培训,来获得这些知识。“除了这些培训,其他基础培训,例如针对业务决策的数据科学,也能提高项目经理在实践中应用人工智能的能力。”
Petukhov指出项目经理必须提高战略和领导能力,尽快意识到人工智能可能对他们的行业或组织带来的种种益处。“他们应该对所在组织如何应用人工智能有一个清晰认识,确保能够以最有效的方式获得这些益处。”
Petukhov表示在组织开始引入人工智能时,率先接受这项技术的项目经理能够成为组织内必不可少的人才。项目经理应尽早使用人工智能,同时让管理层看到初步效果,了解人工智能所能带来的益处,进而获得管理层对这项技术的认可。项目经理可以尝试某些通用和原始数据分析和可视化技术,吸收消化以往项目数据。这些举措能够为项目经理的关键职能提供支持,例如成本和进度评估。“这有助于项目经理展示成果,以获得管理层的支持。”
不过,人工智能并非一剂“万能药”。如想获得人工智能的“福利”,首先要拥有成熟的项目管理实践。Petukhov表示如果一个项目管理团队并不了解进度情况,人工智能不会增加任何价值。“人工智能不会取代项目经理在资源、需求和限制因素方面的知识,但它能够快速处理海量数据。”
Stogner指出随着人工智能技术的成熟,项目经理必须与这项技术一同进化,以继续获取其价值。他说:

要成为一名拥抱新工具的项目经理,利用新工具降低工作难度和提高工作效率。你必须做出改变,否则世界的变化会将你甩开。
新型招聘方式
人工智能(AI)能够消除招聘过程中的人为偏见,帮助组织建设更多元化的项目管理团队。人力资源部门可以在以下两个方面采用人工智能,让这项技术大显身手:
缩小性别差距
去年,麦肯锡公司测试了相关算法。他们用算法分析1万多份简历,预测哪些求职者会被公司录用。AI辅助的结果与公司实际上招聘的人选结果高度一致,但AI选出的女性要 比实际上稍微多一点,说明一些高素质女性被忽视了。
招聘退伍老兵
希尔顿集团利用人工智能帮助美国退伍老兵克服一个他们通常会遭遇的障碍——将他们的军旅经历转化成平民求职者简历中经常看到的工作经历描述。希尔顿计划在2018年前招聘1万名退伍军人。作为招聘计划的一部分,他们采用了一项人工智能辅助技术,记录在线求职者对面试问题的视频回复,同时分析他们的反馈。所有求职者用同样的方式回答同样的问题,使他们能够得到公平的评估。

 





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